+7 (495) 620-08-01

RS: Цифровой документ

RS: Цифровой документ

Назад в список

Продукт «RS: Цифровой документ» компании RedSys представляет собой комплексное решение по организации корпоративного электронного документооборота. В первую очередь это решение подходит для государственных организаций и предприятий на которых документооборот организован в строгом соответствии с требованиями к ДО ФОИВ.
Решение «RS: Цифровой документ» обеспечивает выполнение типовых функций классического электронного документооборота, таких как:

Общее делопроизводство:
• Официальная регистрация различных типов документов.
• Формирование электронной версии документа или сканированной копии бумажного документа.
• Хранение различных наборов атрибутов документов в структурированной форме документа.
• Фиксация резолюций (заданий по исполнению или обработке документов).
• Доведение резолюций и документов до сведения исполнителей.
• Делегирование и перераспределение заданий исполнителей.
• Сбор информации об исполнении документов.
• Контроль исполнительской дисциплины на различных уровнях.

Архивное делопроизводство:
• Ведение номенклатур дел.
• Учет формирования томов, дел и их описей.
• Фиксация фактов передачи и выдачи дел.
• Автоматизация процедур экспертизы ценности документов и их уничтожения.
• Формирование необходимой отчетности.

Согласование документов (договоров):
• Автоматизация различных процессов согласований.
• Формирование текста документов.
• Фиксация резолюций.

Особенностью отечественного решения «RS: Цифровой документ» являются кроссплатформенность, использование в качестве обеспечивающих серверов приложений и баз данных программных продуктов на базе свободного программного обеспечения или программ, входящих в Единый реестр российских программ (Минкомсвязи России), а также широкие интеграционные возможности, реализуемые через встроенное API на базе веб-сервисов и поддержки LDAP-каталогов. Кроме того, решение имеет так же мобильный вариант рабочих мест руководителя и исполнителя.
«RS: Цифровой документ» позволяет обеспечить организацию полного цикла безбумажного документооборота организации в соответствие с требованиями законодательства и нормативной базы РФ по документообороту федеральных органов исполнительной власти, а также с актуальными требованиями в части информационной безопасности.

Решение обеспечивает поддержку работы пользователей в распределенной структуре организации (филиалы) и с подключением к государственным информационным системам (МЭДО, ССТУ). Позволяет использовать два типа электронных подписей: неквалифицированную для внутреннего документооборота и квалифицированную для внешнего взаимодействия. Кроме того, решение имеет встроенный модуль потокового сканирования документов с использованием штрих-кодов, модуль отчетов, модуль обработки обращений граждан (внешних запросов) и возможность создания специализированных систем документооборота, например, финансового или кадрового.
Встроенная поисковая система, с возможностью формирования сложных условий поиска по всем атрибутам регистрационной карточки документа, повышает возможности потребителей по беспроблемному ориентированию в огромном потоке цифровых документов современной организации любого масштаба.

Программные модули «RS: Цифровой документ» используют самые современные технологии и библиотеки для реализации веб-интерфейса пользователя. При этом, структура окон и представления информации имеет классический, выверенный годами, стиль. Это позволяет даже начинающему пользователю максимально быстро разобраться в интерфейсе программы и эффективно использовать весь арсенал реализованных и доступных функциональных возможностей.

Программа имеет полнофункциональный веб-интерфейс основного приложения и несколько специализированных интерфейсов рабочего места для основных ролей пользователей:
• Руководитель, исполнитель – с оптимизацией функций принятия решений по поступающим документам и быстрого доступа к актуальным документам.
• Помощник руководителя, делопроизводитель – с обеспечением сопровождения ведения документооборота руководителей через делегирование рабочих мест и контроля над документооборотом подразделения.
• Контролер – с активными функциями контроля исполнительской дисциплины и расширенной возможностью построения отчетов.
• Регистратор – для обеспечения быстрого создания карточек документов на этапе первичной регистрации.
• Оператор сканирования – для формирования электронных образов документов из поступающих с потокового сканера изображений.

Кроме того, имеется возможность индивидуальной настройки рабочего места за счет подключения дополнительных ролей, папок и отчетов, настройки вида карточек документов и журналов. Оперативное информирование пользователей о поступлении документов или наступления событий осуществляется путем вывода сообщений с помощью специального информера и через почтовые сообщения.

Архитектура
Архитектура системы базируется на использовании сервера контейнера сервлетов, который занимается системной поддержкой компонентов и модулей системы, обеспечивает обмен данными между сервлетом и клиентами, берёт на себя выполнение таких функций, как создание программной среды для функционирующего сервлета, идентификацию и авторизацию клиентов, организацию сессии для каждого из них.
В качестве основного сервера приложений используется Apache Tomcat. Хранение документов и дополнительной информации обеспечивается СУБД реляционного типа. В настоящее время имеется возможность полнофункционального использования СУБД PostgreSQL и/или DB2. Но возможна адаптация за счет адаптеров с практически любыми СУБД реляционного типа поддерживающих стандарт SQL запросов.

В составе решения можно выделить несколько сервисных компонентов, составляющих по сути ядро продукта: компоненты «Интеграция», «Потоковое сканирование», модули «Обеспечение безопасности», «Администрирование», «Управление НСИ», «Поддержка ЭЦП», компонент. И выделяется блок функциональных компонентов, определяющих специальный функционал системы по назначению: компоненты «Оперативная обработка документов» и «Архивная обработка документов», модули «Оперативное хранилище документов», «Построение отчетности» и «Обмен документами». Для реализации специализированных функций в рамках системы общего документооборота формируются и запускаются отдельные сервера приложений с функциональными модулями «Обработка извещений» или «Удаленное подключение». Для подключения пользователей используется специальный «толстый клиент» или стандартный доступ через пользовательский браузер. Кроме того, существует мобильный клиент, реализованный в виде приложения для современных планшетов на базе iOS. Расширение функционала системы производится написанием новых модулей на языке Java.

История
Работы по разработке собственного решения по электронному документообороту были начаты в 2006 году с создания решений, переносивших в область автоматизации методик российского документационного обеспечения управления (или делопроизводства). По сути дела, это была специализированная учетная система, реализующая возможность ведения журналов регистрации документов в электронном виде («электронная канцелярия») с фиксацией учётной информации о документе. Система предоставляла отчетность о состоянии исполнительской дисциплины и о местоположении бумажного документа.
В процессе своего роста и совершенствования система дорабатывалась и внедрялась на предприятиях энергетики, военно-промышленного комплекса, государственных учреждений. Наибольшее развитие система получила в ходе ее доработки и эксплуатации в качестве подсистемы электронного документооборота автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ (ПЭД АИС ПФР). В качестве ключевых предприятий и организаций, использующих решение в настоящее время, можно назвать:
• Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору.
• Пенсионный фонд Российской Федерации.
• ФГУП ВО «Безопасность».

Примеры использования
Типовым потребителем решения является, как правило, государственный заказчик, имеющий следующие характерные проблемы:
• Отсутствие единого подхода к ведению документооборота в подразделениях.
• Минимальная автоматизация процессов, ограниченная чаще всего, только учетом бумажных документов.
• Низкая производительность по причине дублирования операций: двойная регистрация, ведение бумажных и электронных журналов.
• Отсутствие электронного взаимодействия не только между филиалами, но между подразделениями в рамках одного территориального подразделения.
• Низкая оперативность исполнения контрольных поручений, формирования сводок по исполненным и просроченным поручениям, объемам документооборота и другим параметрам в рамках предметной области.

Внедрение решения «RS: Цифровой документ» позволяет в первую очередь:
• Организовать комплексный сквозной учет всех документов в единой системе.
• Обеспечить доступ исполнителей в рамках установленных полномочий ко всем документам и резолюциям.
• Снизить затраты на администрирование и поддержку за счет отказа от локальных СЭД в подразделениях.
• Организовать формирование консолидированной отчетности по исполнительской дисциплине.
• Обеспечить возможность хранения и пересылки документов, включая скан-образы.
• Сформировать единый архив документов.
• Получить общую статистику и анализ документооборота в целом по организации.

Ожидаемый эффект от внедрения:

Прямой:
• Сокращение сроков работы с документами на основных этапах обработки документов.
• Сокращение времени и трудозатрат на поиск документов, доступ к информации по документам и поручениям, получение статистики ДО и формализованных отчетов по контролю исполнения поручений.
• Организация обмена документами в распределенной структуре.
• Сокращение затрат на бумажные носители при пересылке документов.

Дополнительный:
• Повышение прозрачности процессов работы с документами и исполнения документов в структурных подразделениях организации.
• Повышение качества подготовки документов.
• Унификация процессов документооборота.
• Сокращение затрат на поддержание инфраструктуры автоматизации.

Форма обратной связи